Download als PDF

Privacyverklaring – Sosytraining B.V. Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die betrokken is bij de dienstverlening en registratie van Sosytraining B.V. (hierna: “Sosytraining”). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerken deze conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Alle gegevens waarover Sosytraining beschikt, worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend verwerkt voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Met deze verklaring informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel wij dit doen, op basis van welke grondslag, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

Sosytraining B.V. Laan van Vollenhove 2933 3706 AK Zeist Website: www.sosytraining.nl E-mail: info@sosytraining.nl Sosytraining B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Reikwijdte van dit reglement

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Sosytraining, waaronder trajecten, trainingen, coaching, re-integratieactiviteiten, administratieve processen, personeelszaken en websitegebruik.

3. Begripsbepalingen

• Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Verwerking: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen of verwijderen.
• Verwerkingsverantwoordelijke: Sosytraining B.V., die het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt.
• Verwerker: een partij die in opdracht van Sosytraining persoonsgegevens verwerkt.
• Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Zij zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

4. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Sosytraining (bijvoorbeeld als cliënt, cursist, opdrachtgever, werknemer, sollicitant of websitebezoeker), verwerken wij onder andere:

• Naam, adres en contactgegevens
• Geboortedatum en geslacht
• Inhoud en voortgang van een traject of training
• Rapportages, afspraken en communicatie
• Voor werknemers: loon- en contractgegevens, BSN en sollicitatiegegevens
• Voor websitebezoekers: contactformuliergegevens 

Bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) verwerken wij uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van re-integratieactiviteiten en alleen met uitdrukkelijke toestemming of indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

5. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met:

• De uitvoering van een overeenkomst of dienstverlening (zoals coaching, training of arbeidsovereenkomst)
• Rapportage aan opdrachtgevers (bijvoorbeeld UWV, gemeenten of werkgevers)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving en arbeidsrechtelijke verplichtingen)
• Interne administratie en kwaliteitsbewaking
• Beveiliging van onze systemen en website

De verwerking vindt plaats op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Toestemming van betrokkene
• Gerechtvaardigd belang van Sosytraining

Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken.

6. Hoe informeren wij u?

Bij de start van een traject of training worden deelnemers geïnformeerd over het privacyreglement van Sosytraining. Tijdens het intakegesprek of bij aanvang van een training wordt toegelicht dat een privacyreglement van toepassing is en waar dit geraadpleegd kan worden. In de openingspresentatie van trainingen wordt vermeld dat het privacyreglement van toepassing is en beschikbaar is via onze website. Voor werknemers is een communicatieblad voor interne medewerkers beschikbaar waarin het privacybeleid wordt toegelicht. Dit document wordt bij indiensttreding besproken en ondertekend. Met opdrachtgevers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin afspraken zijn vastgelegd over de omgang met persoonsgegevens, waaronder beveiliging en bewaartermijnen.

7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Voorbeelden hiervan zijn:

• Beveiligde opslag en versleutelde verbindingen (SSL)
• Beperkte toegang tot gegevens op basis van functie
• Verwerkersovereenkomsten met externe dienstverleners
• Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers en inhuurders

Sosytraining B.V. is ISO 27001-gecertificeerd, de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Hiermee borgen wij dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld binnen een formeel vastgesteld beveiligingsbeleid. Het certificaat is openbaar en te raadplegen via onze website: www.sosytraining.nl.

8. Verstrekking van gegevens aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij:

• Dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld aan UWV, Belastingdienst of gemeente)
• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het traject of de overeenkomst
• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van re-integratieactiviteiten

Medische of niet-functiegerelateerde informatie wordt nooit gedeeld zonder expliciete toestemming. Wij verstrekken geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij wordt voldaan aan de voorwaarden van de AVG.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft. Wij hanteren onder meer de volgende bewaartermijnen:

• Traject- en cliëntgegevens: maximaal 2 jaar en 3 maanden na afronding van het traject
• Contactformuliergegevens: maximaal 1 jaar na het laatste contact
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding procedure (of maximaal 1 jaar met toestemming)
• Werknemers- en loonadministratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Financiële administratie: 7 jaar

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

10. Uw rechten volgens de AVG

U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijk toegestaan
• De verwerking te beperken
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie
• Een gegeven toestemming in te trekken

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@sosytraining.nl. Wij reageren binnen één maand. Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Sosytraining behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar op onze website.

12. Vragen of klachten?

Heeft u vragen over dit reglement of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens? Neem dan contact met ons op via: 📧 administratie@sosytraining.nl Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw verzoek of klacht? Dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.