Download als PDF

Privacyverklaring – Sosytraining B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die betrokken is bij de dienstverlening en registratie van Sosytraining B.V. (hierna: “Sosytraining”). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerken deze conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Alle gegevens die SosyTraining heeft, worden

vertrouwelijk behandeld en slechts doelmatig verwerkt. Bovendien worden gegevens niet

langer bewaard dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk.

Wij willen u met deze verklaring inzicht geven in welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze beveiligen en wat uw rechten zijn.

1. Wie zijn wij?

Sosytraining B.V. Laan van Vollenhove 2933 3706 AK Zeist Website: www.sosytraining.nl E-mail: info@sosytraining.nl

2. Reikwijdte van dit reglement

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Sosytraining, inclusief de trajecten, trainingen, coaching en administratieve processen.

3. Begripsbepalingen

·       Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

·       Verwerking: elke handeling m.b.t. persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, wijzigen, opvragen of verwijderen.

·       Verantwoordelijke: Sosytraining B.V., die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

·       Bewerker: een partij die in opdracht van Sosytraining gegevens verwerkt.

·       Gebruiker: een medewerker die geautoriseerd is gegevens te verwerken.

·       Betrokkene: de persoon op wie de gegevens betrekking hebben.

·       Toegang: alleen medewerkers die direct betrokken zijn bij het traject hebben toegang en zijn gebonden aan geheimhouding.

4. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Sosytraining (bijv. als cliënt, cursist of medewerker), verwerken wij o.a.:

·       Naam, adres, contactgegevens

·       Geboortedatum en geslacht

·       Inhoud en voortgang van een traject of training

·       Rapportages, afspraken en communicatie

·       Voor werknemers: loon- en contractgegevens, BSN, sollicitatiegegevens

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met:

·       Uitvoering van de overeenkomst of dienst (zoals coaching of training)

·       Rapportage aan opdrachtgevers (bijv. UWV, gemeenten, werkgevers)

·       Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)

·       Interne administratie en kwaliteitsbewaking

 

5. Hoe informeren wij u over het privacyreglement?

 

Bij de start van een traject of training worden deelnemers op meerdere momenten geïnformeerd over het privacyreglement van Sosytraining. Tijdens het intakegesprek van een coachingstraject of bij de start van een training wordt mondeling toegelicht dat er een privacyreglement van toepassing is en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Daarbij wordt ook uitgelegd waar dit reglement te vinden is en hoe het geraadpleegd kan worden.

In de openingspresentatie van de training (PowerPoint) wordt expliciet vermeld dat het privacyreglement van toepassing is en beschikbaar is via onze website.

 

Voor werknemers is er een startdocument beschikbaar waarin het privacybeleid wordt toegelicht. Dit document wordt bij indiensttreding besproken en ondertekend.

 

Daarnaast sluit Sosytraining met haar opdrachtgevers verwerkersovereenkomsten af, waarin duidelijke afspraken zijn vastgelegd over de omgang met persoonsgegevens. In deze overeenkomsten worden ook specifieke afspraken gemaakt over de bewaartermijnen en het wissen van gegevens na afloop van het traject of de opdracht. Het volledige privacyreglement is te raadplegen op onze website: www.sosytraining.nl.

6. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Voorbeelden zijn:

·       Beveiligde opslag en versleutelde verbindingen (SSL)

·       Beperkte toegang tot gegevens op basis van functie

·       Verwerkersovereenkomsten met externe dienstverleners

·       Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers en inhuurders

Sosytraining B.V. is ISO 27001-gecertificeerd, de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Hiermee borgen wij dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld binnen een formeel vastgesteld beveiligingsbeleid. Het certificaat is openbaar en te raadplegen via onze website: www.sosytraining.nl

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

·       Alleen medewerkers die direct betrokken zijn bij het traject hebben toegang tot persoonsgegevens, voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

·       Alle betrokken medewerkers zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht.

·       Externe partijen die werkzaamheden uitvoeren voor Sosytraining krijgen uitsluitend toegang voor zover dat noodzakelijk is, en zijn contractueel gebonden aan geheimhouding.

8. Verstrekking van gegevens aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij:

·       Dit wettelijk verplicht is (bijv. aan UWV of gemeente)

·       Het noodzakelijk is voor uitvoering van het traject (zoals rapportage aan opdrachtgever)

·       Het gaat om informatie die relevant is voor de uitvoering van re-integratieactiviteiten Let op: medische of niet-functiegerelateerde informatie wordt nooit gedeeld zonder expliciete toestemming.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Tenzij anders overeengekomen, eindigt de bewaartermijn één jaar na het laatste contact met de betrokkene. Na beëindiging van de overeenkomst met de opdrachtgever worden alle tot de persoon herleidbare gegevens verwijderd.

10. Uw rechten volgens de AVG

U heeft het recht om:

·       Uw persoonsgegevens in te zien

·       Onjuiste gegevens te laten corrigeren

·       Uw gegevens te laten verwijderen (indien wettelijk toegestaan)

·       Verwerking te beperken of bezwaar te maken

·       Uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie (dataportabiliteit)

 

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@sosytraining.nl. Wij reageren binnen uiterlijk 30 dagen.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest actuele versie vindt u altijd op www.sosytraining.nl.

12. Vragen of klachten?

Heeft u vragen over dit reglement of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens? Neem dan contact met ons op via: 📧 info@sosytraining.nl

Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw verzoek of klacht? Dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.